Case: quando o feeling perde para o Business Analytics

BI

Vivemos um momento em que os dados são produzidos em quantidade e velocidade gigantescas.

A todo instante, somos bombardeados por informações provenientes de diversas fontes e em formatos ainda mais variados. Naturalmente, as empresas precisam se adaptar a essa realidade, de modo a extrair conhecimento e utilizar indicadores (Business Analytics) que possuam valor para o negócio, angariando vantagem competitiva em um mercado extremamente acirrado.

Nesse sentido, não é mais suficiente — tampouco recomendável — se valer apenas do feeling dos gestores como suporte às decisões estratégicas da organização. Não se trata de diminuir a capacidade desses profissionais, mas constatar que não lhes é possível gerenciar com eficiência o imenso volume de informações e variáveis que devem ser consideradas.

Neste case, vamos mostrar a importância de recorrer a ferramentas especializadas de Business Intelligence (como o Power BI), assim como saber analisar os indicadores fornecidos, para evitar que a empresa incorra em equívocos que podem representar prejuízo financeiro e perda de valiosas parcerias comerciais. Afinal, os processos de o Business Analytics não podem ser desprezados pelas organizações modernas. Boa leitura!

O contexto

O cliente que estamos tratando neste documento é uma clínica especialista em exames ortodônticos. De forma geral, a empresa é indicada por dentistas e outras clínicas, que a recomendam para seus pacientes.

Na situação inicial, todos os dados da empresa estavam distribuídos em planilhas Excel e um único sistema utilizado pela recepção, responsável por fazer os agendamentos de exames e receber o respectivo pagamento. Um quadro comum em muitas organizações.

Assim, uma consultoria sugeriu a implantação de um sistema de Business Analytics, de forma a organizar as informações e permitir a obtenção de indicadores estratégicos. As principais respostas que a empresa buscava diziam respeito à análise financeira, com a identificação dos exames mais rentáveis, bem como os dentistas responsáveis pelo encaminhamento para esses procedimentos. Foi nesse contexto que a W&S Central IT iniciou o trabalho junto a esse cliente.

A estratégia baseada no feeling

Um dos primeiros indicadores produzidos dizia respeito à criação de um “ranking” de dentistas, por meio do cruzamento de dados como quantidade de pacientes, exames e rentabilidade promovida.

Quando essas informações foram apresentadas, um dos diretores da empresa questionou os resultados apontados pelo Business Intelligence. Segundo ele, uma das clínicas que aparecia em posição de destaque era, de acordo com seu “feeling”, uma das piores parceiras comerciais que tinham.

A justificativa, de acordo com esse diretor, era o fato de receberem muitos pedidos dessa clínica para exames sem cobrança, para atendimento a determinados “clientes especiais”. Assim, com base nesse sentimento, a ideia do gestor era mesmo romper o relacionamento e não atender mais esse cliente.

Business Analytics em ação

Uma análise mais apurada dos indicadores, assim, se fez necessária. Afinal, a frieza dos números apresentava uma situação oposta àquela descrita pelo diretor, de modo que era preciso entender os motivos da divergência.

Analisando detalhadamente os relatórios, o consultor descobriu que era necessária a aprovação prévia do gestor para que os exames gratuitos fossem realizados. Os exames corriqueiros, por outro lado, dispensavam essa formalidade.

Nesse quadro, o diretor tomava conhecimento somente de uma parte dos pedidos realizados por esse parceiro — aquela que exigia autorização. Entretanto, os indicadores mostraram que aquela clínica era, na verdade, uma das que enviava o maior número de pacientes, boa parte sem qualquer solicitação especial. Assim, esses pedidos não passavam pelo crivo do gestor, que não conseguia dessa forma absorver a amplitude da situação real.

O aprendizado

Como já mencionado, é inviável que um gestor — por mais qualificado que seja —, consiga gerenciar com precisão o volume de dados a que é submetido todos os dias. Assim, a lição que tiramos desse exemplo é que não se pode mais basear as decisões apenas no feeling, como ocorria em um passado recente.

Obviamente, a percepção do gestor possui valor e não pode ser desprezada. Entretanto, e é isso que desejamos destacar, não deve ser o único elemento para tomada de decisão. Informações vitais para o negócio podem estar escondidas no mar de dados que as organizações possuem, sendo assim essencial o auxílio de ferramentas para extração de indicadores e análise das informações. É nesse modelo que surge a relevância do Business Analytics.

Mais que isso, é importante que esses indicadores possam ser acessados pelo corpo de gestores de maneira rápida e clara, sem a necessidade de “malabarismos” ou operações complexas. Por isso, a escolha da ferramenta e do parceiro que vai auxiliar no projeto é tão significativo para o sucesso de uma implantação de Business Analytics.

Neste case, mostramos como uma ferramenta de Business Analytics pode evitar que os gestores tomem decisões equivocadas baseadas somente no seu feeling. Quer saber mais? Entre em contato conosco, teremos prazer em ajudá-lo!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *