Contratação de serviços: é necessário rever essa etapa?

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Hoje, queremos conversar direta e francamente com os CEO’s. Não se trata, é claro, de chamar a atenção dos gestores — inclusive, por entendermos que cada empresa possui seus próprios procedimentos internos e motivos para mantê-los — mas de alertar para um aspecto que pode acarretar prejuízos se não for conduzido com a devida atenção: a contratação de serviços.

Na maior parte dos casos, e falamos isso pelo que nos tem sido mostrado pelo mercado, é necessário rever a forma como os compradores estão contratando serviços. Não é raro que investimentos vultosos sejam desperdiçados e bons produtos recebam críticas, em função de entregas insatisfatórias na contratação de serviços.

Quando isso acontece, é comum identificarmos que o problema não residia no fornecedor original da solução, mas em um ruído de comunicação que provocou diferenças estruturais entre o que um determinado setor demandou (e lhe foi ofertado) e o que foi efetivamente adquirido pela empresa.

O know-how do fornecedor

Quando enfrenta os processos de avaliação por empresas interessadas em nosso serviço especializado de Business Analytics, a W&S Central IT é amplamente questionada acerca de sua competência para atender às demandas. Trata-se de uma etapa importante, que busca mensurar se os fornecedores possuem o know-how necessário para entregar o que está sendo solicitado.

Nesse sentido, somos constantemente instados a informar, entre outras coisas:

  • A quantidade de profissionais certificados nos quadros da empresa; se as contratações respeitam os requisitos do modelo CLT;
  • Se a empresa possui expertise no segmento do cliente e se faz uso de metodologias de projeto;
  • Se irá entregar documentação detalhada sobre as ações realizadas e até mesmo se pode oferecer certidões negativas relacionadas ao fisco.

Todas essas preocupações são relevantes, temos que reconhecer. No entanto, o que causa estranheza — e danos ao processo — é que esse arsenal de exigências parece cair por terra quando o processo passa às mãos do pessoal responsável pelas compras na contratação de serviços.

A contratação de serviços

Cumpridas todas as exigências e com a aprovação do demandante, o passo seguinte é a relação direta com os responsáveis pelas compras (ou “Procurement”, se preferir). Via de regra, estes costumam apresentar apenas um questionamento, tão singular quanto direto: qual o desconto oferecido para chegar a um preço final mais baixo que os concorrentes?

Ainda que sejam apresentados todos os requisitos técnicos e tenhamos a preocupação de expor a mais-valia agregada aos serviços oferecidos, muitas vezes difíceis de mensurar objetivamente, a questão se resume unicamente ao valor monetário da transação. Mesmo cientes da realidade que obriga as empresas a trabalhar com margens apertadíssimas, já houve ocasião em que nos foi exigida a aplicação de 40% de desconto sobre o preço original, o que naturalmente inviabilizou a negociação.

A decisão

Frente a esse conflito e fiéis ao princípio de obtenção do menor preço, ainda que alertados sobre os problemas que esse comportamento possa produzir, algumas empresas acabam optando pela contratação de consultores autônomos, com os quais obviamente não temos condição de competir, face à estrutura e amplitude dos serviços que a W&S Central IT oferece.

O que acontece, na sequência dessa decisão equivocada, é que em geral os itens requisitados pela área demandante não são atendidos. E não se trata, muitas vezes, de incompetência técnica dos contratados, mas simplesmente porque não é possível prestar um serviço de qualidade sem determinados investimentos que, se realizados, levarão o fornecedor a ter prejuízo em função do valor cobrado.

Quando questionados, os demandantes do projeto original respondem que “o Compras” (como se referem aos responsáveis pelo setor) tem poder de decisão e suas posições estão sempre acima das necessidades e interesses da área.

O resultado e a sugestão na contratação de serviços

Como não poderia ser diferente, o resultado é frustrante para todos os envolvidos — talvez, exceto, para “o Compras”, que atingiu seu objetivo de contratar pelo menor preço, apesar dos problemas que isso possa ter causado.

Números mostram que mais de 50% da carteira de clientes da W&S é composta por clientes que nos acionaram em virtude de problemas enfrentados em projetos anteriores (falta de planejamento, método, gerenciamento e documentação são os mais comuns). É fácil concluir que essa altíssima taxa de projetos não concluídos ou insatisfatórios tem contribuição dos compradores, que buscam garantir o maior desconto mesmo que isso não signifique optar pelo melhor prestador de serviço.

Infelizmente, mesmo depois da frustração e de ter que pagar mais de uma vez pelo mesmo serviço, algumas organizações voltam a repetir a compra utilizando exclusivamente o menor preço como critério.

Por isso, nossa sugestão aos CEO’s é que avaliem o procedimento de contratação de serviços e, se necessário, orientem os compradores no sentido de analisar tecnicamente a operação, sempre que possível. Ao menos, que busquem informações e subsídios para uma aquisição que esteja de acordo com as especificações e não baseada somente no preço. A própria empresa agradecerá esse cuidado.

Quer saber mais sobre o a importância de rever a etapa de contratação de serviços? Entre em contato conosco, teremos prazer em ajudá-lo!

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